DSGVO und KI-Sprachagenten: Was Hotels im Jahr 2026 wissen müssen

Vollständiger Leitfaden zur DSGVO-Konformität von KI-Sprachagenten für Hotels. Anrufaufzeichnungen, Datenspeicherung, rechtliche Pflichten.

Warum die DSGVO für KI-Sprachagenten entscheidend ist

Ein KI-Sprachagent verarbeitet bei jedem Anruf personenbezogene Daten: Name des Anrufers, Telefonnummer, Aufenthaltsdaten, Präferenzen. Diese Daten unterliegen seit Mai 2018 der DSGVO.

Als Hotelier sind Sie der Verantwortliche für die Verarbeitung — Sie müssen sicherstellen, dass Ihr KI-Anbieter konform ist.

Die 5 DSGVO-Pflichten für Hotels mit KI-Sprachagenten

1. Information der Anrufer

Der Anrufer muss zu Beginn des Gesprächs darüber informiert werden, dass er mit einer KI spricht und dass das Gespräch aufgezeichnet werden kann. Eine klare Begrüßungsnachricht reicht aus.

2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage ist in der Regel berechtigtes Interesse (Buchungsabwicklung) oder Einwilligung. Für Anrufaufzeichnungen wird eine ausdrückliche Einwilligung empfohlen.

3. Aufbewahrungsfrist

Anrufaufzeichnungen dürfen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden. inCallio wendet eine Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten für Aufzeichnungen und 12 Monaten für Transkripte an.

4. Datenspeicherung in Europa

Alle von inCallio verarbeiteten Daten werden in Europa gespeichert (Hetzner, Nürnberg, Deutschland). Sie verlassen niemals die Europäische Union.

5. Recht auf Auskunft und Löschung

Ihre Gäste haben das Recht, Auskunft über ihre Daten zu verlangen und deren Löschung zu beantragen. inCallio stellt die Werkzeuge zur Verfügung, um diese Anfragen zu bearbeiten.

Was inCallio für die DSGVO-Konformität tut

• 100% europäisches Hosting (Hetzner, Deutschland)
• Automatische Informationsnachricht zu Beginn jedes Anrufs
• Definierte und eingehaltene Aufbewahrungsfristen
• AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) auf Anfrage verfügbar
• Keine Nutzung von Daten zum Training von KI-Modellen

inCallio ist DSGVO-konform by Design. 7 Tage kostenlos testen.

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